Bepaal over welke allergenen u de klant wilt informeren (minimaal de in Europa wettelijk verplicht te declareren allergenen) en wat de eventueel aanvullende wensen van uw klant of wat de wettelijke eisen in het land van verkoop zijn. Vraag deze informatie op bij uw leverancier of haal deze op uit SpecsPlaza (daarin vindt u de wettelijk verplichte + LeDa allergenen). Voor een goed beheerssysteem moet van alle grond- en hulpstoffen de allergeneninformatie beschikbaar zijn. Controleer deze informatie ook. Zijn er misschien allergenen aanwezig in materialen die rechtstreeks met het product in aanraking komen zoals verpakkingsmaterialen of in bijvoorbeeld lossingsmiddelen of smeermiddelen die in uw bedrijf worden gebruikt? Wordt strooibloem toegepast? Worden er wel eens kleine partijen grondstoffen op proef ingekocht? Wat betekent dat voor het allergenenbeleid?

Is het mogelijk om ingrediënten te vervangen door allergeenvrije? Of kunnen bepaalde allergene ingrediënten worden weggelaten? Hoe minder allergenen u binnenhaalt, hoe beter. Probeer in elk geval verborgen allergenen (die welke de consument niet verwacht in een product)  zoveel mogelijk te vermijden.

Als producten elders geproduceerd of verpakt worden onder verantwoordelijkheid van het bedrijf moet ook daar het allergenenmanagement geborgd zijn. Maak daarover goede afspraken en controleer of deze worden nagekomen. Dat kan door audits uit te (laten) voeren en/of door productonderzoek. Worden schoonmaak en onderhoud misschien uitbesteed? Wat betekent dat voor de beheersing van allergenen? Is de leverancier van uw ingrediënten, hulpstoffen en verpakkingsmaterialen betrouwbaar? Kan deze snel gerichte informatie leveren? Heeft de leverancier zelf ook een allergenenbeleid?

Inventariseer welke allergenen er in grondstoffen, halffabricaten en eindproducten zitten. Dat kan met behulp van receptuurlijsten en productspecificaties, eventueel aangevuld met (etiketterings)software. In het artikel “Risico’s en Kansen in kaart brengen” vindt u hiervoor praktische tips.

Zorg dat gemakkelijk gezien kan worden welke grondstoffen, halffabricaten of eindproduct allergenen bevatten door te werken met stickers of kleurcoderingen en door dit aan te geven op de planning. Op die manier kunnen medewerkers snel zien of een bepaalde beslissing gevolgen heeft voor het allergenenmanagement en worden ze zich ook bewuster van de risico’s.

Staan alle in het product aanwezige allergenen op het etiket? En zijn eventuele receptuurveranderingen goed geborgd? Is daar een procedure voor en werkt die? Hoe gaat het met spoedbestellingen?

Beoordeel het proces op mogelijke kruisbesmetting. Zijn er verbeterpunten aan te wijzen (zie ook artikel Allergenenmanagement – kruisbesmetting voorkomen)? Welke gevolgen hebben eventuele aanpassingen?

Probeer zo min mogelijk productwisselingen te genereren en probeer het aantal benodigde reinigingen zo laag mogelijk te houden. Begin bij voorkeur met ‘allergeenvrij’ produceren. Denk eventueel aan losse machines die bij omschakeling naar een nieuw product gewisseld kunnen worden en die u dan pas achteraf reinigt om de productie zo min mogelijk te onderbreken.

Maak schoon van boven naar beneden en van achter naar voor. Verwijder productresten zoveel mogelijk en reinig/ontsmet volgens de bekende principes. Demonteer apparatuur eventueel. Sla gereinigde materialen zo op dat ze niet opnieuw besmet kunnen raken. Als de omgeving zich daarvoor leent, is nat reinigen beter dan droog reinigen; in een broodbakkerij of bij de verwerking van chocolade werkt nat reinigen vaak averechts.

Bepaal of de reinigingen effectief zijn. Dat gebeurt door validatie met een product waar veel van een bepaald allergeen eiwit in zit en een product waar het allergeen niet in zit op dezelfde lijn te produceren. Ga na of er een geschikte analysemethode is om het allergeen te detecteren die geen vals negatieve of vals positieve resultaten geeft. Voer ter controle een positieve test (bewust het allergeen toevoegen) en een negatieve test uit (product zonder allergeen) met het product zonder allergeen.

Beoordeel na de reiniging eerst visueel of deze goed is uitgevoerd. Bemonster moeilijk toegankelijke plaatsen met swabs en analyseer in het eerste product na de productwissel of het bewuste allergeen door de reiniging verwijderd is. Kies een geschikte analysemethode . Voor producten is dat meestal ELISA (kwantitatief dus gebaseerd op aanwezige hoeveelheid) en voor omgevingsmonsters een sneltest (kwalitatief dus zegt alleen aan- of afwezig). Rapporteer de resultaten.

Rapporteer over de in eerdere stappen gemaakte keuzes en de werkwijzen die belangrijk zijn voor de bewaking zoals gekozen allergenen, drempelwaarden, opleiding, inkoopprocedure, receptuurbeheer, etikettencontrole, monstername, productieplanning, reiniging et cetera.

Informeer alle medewerkers over de gemaakte keuzes en wat dat betekent voor de dagelijkse werkzaamheden. Maak ze bewust van de ernst van het onderwerp. Zorg ook voor instructie van nieuw en tijdelijk personeel.

Onderzoek producten en omgeving op aanwezigheid van relevante allergenen. Visuele inspectie (bijvoorbeeld kleur, structuur, zaadjes, productresten), onderzoek met hulpmiddelen zoals UV-lampen, eiwittesten, ATP-testen, sneltesten en ELISA en PCR-testen kunnen daarbij gebruikt worden (zie artikel “Analyse en meetmethoden”). Bij handmatige reiniging of claims over afwezigheid van een bepaald allergeen is een verificatie vaker nodig dan bij geautomatiseerde reiniging of wanneer er geen garanties worden gegeven over de afwezigheid van een bepaald allergeen. Zowel grondstoffen als eindproducten als omgeving kunnen voor analyse in aanmerking komen. Het spreekt voor zich dat analyse van bulkgrondstoffen belangrijker is dan bijvoorbeeld aroma’s. Denk aan procedures voor als afwijkingen worden geconstateerd zoals blokkering, herverwerking of het terugroepen van producten (recall).

Laat het management jaarlijks beoordelen hoe het systeem functioneert. Zijn er klachten binnengekomen of zijn er zaken misgegaan? Hoeveel metingen zijn er uitgevoerd en wat waren de resultaten daarvan? Zijn er nieuwe ontwikkelingen in de regelgeving en wat betekent dit alles voor de gemaakte afspraken en werkvoorschriften?